会议管理制度

第一章

总则

第一章

会议分类及审批

第三章

会议管理

第四章

奖惩

第五章

附则

第一章总则

第一条引言

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制 度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有部门的会议管理。

第三条管理权责

一、 人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督

二、 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本 制度的行为提出处罚建议；

三、 会议的审批权限详见“第五条 会议发起与审批”；

第二章会议分类及审批

第一条会议分类，见附表

会议分类

序 号

会议名称

主题/特点

类别

主持人

参加人

1

周例会

1总结本周工作/安排下周工作

2总结上周会议决议的落实情况

3公司例会每周五下午 3点在3号会 议室进行

4部门例会应避免与公司例会冲突

1公司例 会

2部门例 会

1人事部负责人或 指定会议主持人

2部门负责人或指 定会议主持人

1主管以上人员 或会议指疋参会 人员；

2部门例会、组长 以上人员或指定 参会人员。

2

动员会

发言固定，没有讨论程序。

　公司临时召开

行政会议

部门负责人、指定会 议主持人

会议发起人提拟 参会人员

3

研讨会

对某一课题或问题切磋、探讨，不 一定有结果。

公司临时召开

行政会议

部门负责人、指定会 议主持人

会议发起人提拟 参会人员

4

评审会

对某事物的价值、性能、质量鉴别， 必须有结论。

公司临时召开

行政会议

公司总经理或其指 定会议主持人

会议发起人提拟 参会人员

5

专题会

为某一专题而开，必须有结论。

　公司临时召开

行政会议

会议提拟人或会议

提拟人指定会议主

持人

会议发起人提拟 参会人员

6

评比会

必须有结论

般在年底或某重大活动纟口束后

召开

公司例会

人事行政部负责人

会议发起人提拟 参会人员

7

总结会

总结前一段工作，研究、部署下阶 段工作。

公司例会

部门负责人或指定 会议主持人

会议发起人提拟 参会人员

8

汇报会

下级向上级或有关人员汇报工作情 况。

公司临时召开

行政会议

会议提拟人或会议

提拟人指定会议主

持人

会议发起人提拟 参会人员

9

调度会

任务安排，人员派遣，设备物资情 况的调动。

公司临时召开

行政会议

会议提拟人或会议

提拟人指定会议主

持人

会议发起人提拟 参会人员

10

部门早会

各部门固定程序

部门会议

部门负责人自定

部门全体人员

第二条会议发起与审批

一、 公司（例会）和（例行早会）无须发起和审批；

二、 研讨、评审、专题、评比、汇报、调度等会议的召开，需由发 起人（主管级以上员），按要求在办公软件里填写会议申请，报到人事行

政部，批转后方可按程序办理相关事项；

三、公司临时行政会议、公司年会由总经理或副总经理直接发起或

由议题涉及业务的主办部门负责人发起，总经理或副总经理批准 ；

三、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与 公司会议冲突；

第三条 会议安排的原则为：小会服从大会，临时会议服从例会。

各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因 处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

第三章会议管理

第一条 所有会议通知遵照以下规定：

一、 会议通知一般应在会议召开前一天的 12： 00以前，通知对象为 与会人员、会务服务提供部门（人事行政部）；

二、 所有会议通知形式采取办公软件会议管理方式通知

第二条 会议的其它准备工作遵照以下规定：

一、 会议发起部门须提前做好会议资料（如议程、提案、汇报材料、 计划草案、其它与会人应提交的资料）的准备；

二、 会务服务提供部门，须提前做好会务准备工作，应提前半小时 打开会议室，检查会议室的卫生情况，打开窗户通风戓开启空调，备好 会议所需的各种设施、用品等；

三、各参会人员，应根据会议要求，准备好相关材料，材料包括: 会议所需要的技术材料、本部门需在会议上解决问题的议案及上次会议 决议落实情况的汇报，以上材料要以书面形势提出；

第三条 部门会议需用公司会议室的，应向会议室管理部门（人事

行政部）通过办公软件提出申请并按照相关程序办理，由会议室管理部 门（人事行政部）统筹安排。

第四条 会议主持人须遵守以下规定：

一、 主持人须于会前指定一名会议记录员，对本次会议进行详细记 录，并由记录员在会前对所有参会人员的书面议案进行收取，交给会议 主持人或招集人，并在会后对会议记录、纪要进行整理；

二、 主持人须于会前5分钟到达，检查会务落实情况；

三、 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问

题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的简单说明 ；

四、 公司例会、临时行政会议一般应控制在 2小时以内，根据会议 进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意；

第五条与会人员注意事项：

一、 行政会议的与会人员，须在会议 2小时前向会议主持人提交会

议发言提纲或提案文本，如果本人没有在会议上发言的计划，或者发言 内容很少，可告知或口述给会议记录员，由会议记录员记录 ；

二、 与会人员须准时到会，并在《会议签到表》上签到 ；见附件一

第六条会议记录

一、公司各类会议均须进行会议记录，必要时由发起人进行会议录

二、公司各类会议由会议记录员负责记录，各部门应设一名会议记

录员，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作 ；

第七条会议记录员职责：

一、 做好会议的原始记录，根据需要整理会议记录、纪要；

二、 会议记录、纪要的发放或传阅范围由主持人确定，最迟于次日

呈报会议主持人及相关与会人员；

三、 会议决议的相关责任人要在会议纪要上确认签名。如有与会人 员对会议纪要产生异议，须提交本人当次会议的原始记录，再与其 他与会人员核定确认，经核定确认异议存在，须立即修正；

四、 做好会议原始记录的日常归档、保管工作。及时将经主持人核

准的《会议签到表》《会议记录、纪要》报人事助理处存档；

五、 除部门早会外，其它所有会议都必须有会议记录、纪要； 第八条会议资料的归档保管：

一、 会议资料包括：（会议签到表）、（会议记录）、（会议纪要）及与 会人员提交的（议案）等；

二、 各部门组织的本部门会议的会议资料，由各部门会议记录员负

责归档。涉及多个部门会议，由会议发起部门负责会议记录的归档 ；

三、 公司所有会议的会议记录、记要、签到表，会后整理完毕后统

一交由人事助理处存档；

四、 会议记录、记要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。保管期限为 2年，到期

由人事行政部统一销毁；

第九条会议决议的跟进

一、 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟

进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定；

二、 例会的会议决议事项，由会议指定的责任人负责落实，并由主

持人指定的专人对落实情况进行跟踪、督查，在下周例会上先对本周决

议的落实情况进行核实，对末按要求落实的项目，当事责任人要给出合 理解释，否则按末完成工作任务处理，并限期完成；

三、 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准；

第四章会议纪律

第一条、无正当理由迟到、早退每次罚款 10元的；

第二条、无正当理由缺席每次罚款 50元的；

第三条、因通知原因造成参会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传

达人承担；

第四条、与会人员须遵守会议纪律，与会期间应将手机调至振动，

与会期间不许接听电话、不准吸烟、聊天、不准随便走动，有急事需离 开时，要向主持人请假，获准后方可提前离开，否则每次罚款10-30元； 第五章附则

第一条本制度由公司人事行政部负责解释。

第二条 凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规

定执行。

附件一：《会议签到表》

附件二：公司会议纪要模板

会议签到表

会议名称： 会议室： 年 月 日时分

姓名

签到时间

签退时间

未与会理由

制表人： 制表日期： 年 月 日

会议纪要

会议名称

会议主持

会议地点

i己录员

会议日期

召开时间 结束时间

参会人员

缺席人员

项次

会议内容

责任人

完成时间

上周会议遗留问题：

一一一

二二二

-三

上周其它事项已完成

本周会议内容：

一一一

二二二

-三

四

五

六

与 会 部 门

质量部 制造部

设计部 发展部

物料部 市场部

研发部 人事行政部

总经理

记录： 审核： 批准:

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